Hantering av externa konton
I en organisation finns olika typer av konton som behöver hanteras på olika sätt beroende på deras syfte och användning.
Denna sida beskriver hanteringen av externa konton som kräver tillgång till interna resurser. Dessa konton benämns ofta som short-term workers, contractors, partners eller GIG workers.
Olika typer av konton
Workforce Identity (IAM)
Workforce Identity avser konton som används av personer med behov av att komma åt resurser inom organisationen.
Dessa delas in i:
-
Internal (tillsvidareanställda)
-
Avser permanenta anställningar inom organisationen.
-
Hantering av dessa konton automatiseras ofta genom provisionering och synkronisering från HR-system för att effektivisera processen.
-
-
External (short-term workers, contractors, partners eller GIG workers.)
-
Avser temporära konton för personer som behöver tillgång till organisationens interna resurser.
-
En utmaning många organisationer har är var dessa konton ska finnas.
-
Customer Identity (CIAM)
Customer Identity avser konton för externa kunder eller medborgare.
-
De har inget behov av tillgång till interna system.
-
Dessa användare kan använda externa autentiseringslösningar, exempelvis sociala konton som Google, Microsoft eller Facebook, för inloggning.
-
För att läsa mer om CIAM
Livscykelhantering externa konton
Skapa externt konto
Processen att skapa externa konton, även kallad onboarding eller joiner, kan variera beroende på organisationens behov och tekniska förutsättningar. Idealiskt är att automatisera processen, men ofta krävs någon form av manuell hantering.
Det är viktigt att den ansvariga personen i organisationen som hanterar externa konton, exempelvis en konsult eller sommararbetare, kan verifiera att personen är den den utger sig för att vara. Våra produkter erbjuder flera lösningar för att möta dessa behov beroende på scenario.
Metoder för att skapa externa konton
Använd självregistrering för att låta externa användare skapa sina egna konton med hjälp av en verifieringsmetod, exempelvis e-legitimation.
Exempelscenario:
-
En blivande konsult får en länk till en registreringssida.
-
Konsulten autentiserar sig med e-legitimation för att bekräfta sin identitet.
-
Konsulten fyller i och verifierar sin e-postadress och sitt mobilnummer.
-
Ett e-postmeddelande skickas med inloggningsuppgifter, eller konsulten kan direkt få tillgång till en portal med sina applikationer.
-
En notifiering skickas till ansvarig i organisationen om att kontot är skapat.
-
Möjlighet till godkännandeprocess innan kontot aktiveras.
Låt interna administratörer hantera skapandet av externa konton genom en delegerad process.
Exempelscenario:
-
En anställd, exempelvis från ekonomiavdelningen, begär att ett konsultkonto ska skapas.
-
Ekonomipersonen fyller i registreringssidan för konsulten.
-
En valfri godkännandeprocess kan implementeras, där en eller flera personer granskar och godkänner skapandet av kontot.
2. Delegerad administration
Om externa konton redan finns i en datakälla, såsom Entra, Google eller en textfil, kan våra produkter automatiskt importera och skapa konton i det system som organisationen använder.
3. Automation
1. Självregistrering
Låt externa användare logga in med sina egna konton från sin organisation via federation.
Exempelscenario:
-
En partnerorganisation upprättar en federation med er organisation.
-
Partnerns användare loggar in med sina befintliga kontouppgifter och får åtkomst till specifika resurser.
Övrigt
-
Sätt en standardlängd för hur länge externa konton ska vara aktiva innan de inaktiveras.
-
Notifiera ansvarig om ett konto är på väg att löpa ut, och tillåt möjlighet till förlängning.
4. Federation
Mer att tänka på
Register
Precis som för anställd personal, som ofta initialt registreras i ett HR-system och sedan automatiskt provisioneras till olika system, behöver även externa konton ett register där de först placeras. Till skillnad från interna konton är det dock ovanligt att detta sker i organisationens HR-system.
För att välja ett register för externa konton bör man prioritera en lösning som både är kostnadseffektiv och där organisationen har relevant kompetens.
Exempel på register:
-
LDAP: Om organisationen redan arbetar med LDAP kan ADLDS vara ett naturligt val.
-
SQL: Om SQL är en etablerad lösning internt kan det vara lämpligt att välja.
-
Molntjänster: För organisationer med erfarenhet av tjänster som Entra eller Google, är dessa alternativ att föredra.
Våra produkter kan integreras med samtliga av dessa teknologier, vilket gör det möjligt att välja det som passar bäst för era behov och kompetenser.
Kontoägare och notifieringar
Varje konto som skapas kopplas till en ansvarig ägare.
Notifieringar kan automatiseras för att meddela ägaren när ett konto håller på att inaktiveras. Ägaren kan enkelt förlänga kontots giltighet vid behov.
Certifiering
Automatiserade certifieringsprocesser där kontoägaren får en årlig påminnelse via e-post för att bekräfta att kontot fortfarande ska vara aktivt och tillhör denne.
Kontakta oss
